RFC Manager (RequestForChange)
Signal Iduna Rückversicherungs AG
Ausgangslage
Der Prozess für Änderungsanträge wurde mit diversen Formularen geführt. Änderungen an Systemen wurden per Word-Formular beantragt und mit bis zu 11 verschiedenen Formularen verarbeitet.
Die Daten mussten dabei manuell übertragen werden, was den Aufwand sowie die Fehlerquote erhöhte. Den Prozess zur Bewilligung oder Ablehnung sollte digitalisiert und vereinfacht werden.
Unsere Lösung
Mit Hilfe einer Power App und mit Datenhaltung in SharePoint Listen wurden die Formulare abgebildet und verarbeitet. Die Anträge wurden in Minor und Major Changes unterteilt, wobei dies über Eingaben im Request automatisch gesteuert wird.
Die Prozessschritte werden dem User grafisch dargestellt und der Antrag für eine bessere Übersicht in Tabs unterteilt dargestellt. Die Berechtigungen werden je nach Schritt für unterschiedliche Rollen berechnet. Somit kann ein Request oder einzelne Angaben, in den verschiedenen Schritten, immer durch die jeweilig berechtigten Personen gelesen respektive bearbeitet werden.
Der Workflow kann über Actions von den jeweils berechtigten Personen weiter oder zurückgesendet werden, wobei jede Aktion sowie allfällige Kommentare dazu geloggt werden. Zu dem Workflow gehört auch eine Email-Benachrichtigung. Diese Funktion wurde über einen automatisierten Flow gelöst, da zu dem Implementierungszeitpunkt der App nicht für alle Benutzer eine Anbindung an Outlook vorhanden war.
Mit der App können die Mitarbeitenden nun Anträge online erstellen und haben über verschiedene Ansichten sowie Filter und Suchfunktionen immer einen Überblick über den Stand und Inhalt ihrer Anträge sowie eine Dokumentation des Verlaufes.
