Eine digitale Lösung für den gesamten Prozess der Saisonplanung

Für den reibungslosen Ablauf der Aufführungen und den Betrieb des Theater Winterthur sind eine grosse Anzahl von Personen notwendig. Eine gute Regie ist entscheidend auch in der Produktionsplanung. Sie muss dafür sorgen, dass alle Rädchen ineinandergreifen. Und weil es Menschen und nicht Maschinen sind, ist die Zusammenarbeit in Teams enorm wichtig.
 
WebGate hat die Prozesse in der Produktions- und Saisonplanung analysiert und in eine digitale Lösung transformiert. Das Resultat ist die Lösung "Theatron". Sie unterstützt die Theaterleitung bei der Planung, Organisation und Umsetzung der gesamten Saisonplanung. 
 
 

Von der Idee bis zur Aufführung

Im Theater dreht sich alles um die Produktionen und um deren Aufführungen in einer Saison. Der ganze Lebenszyklus von der Idee über die Planung bis zur einzelnen Aufführung wird von der Lösung "Theatron" unterstützt.

Der Spielplan

Ein wichtiges Resultat im Prozess ist der Spielplan mit sämtlichen Aufführungen sowie internen Raum-Reservationen und Veranstaltungen. Der Spielplan wird im Kalenderformat gezeigt. Einträge können direkt im Kalender geöffnet, verändert und terminlich verschoben werden. Aus dem Spielplan resultiert der Einsatzplan für jedes Team.

Der Einsatzplan

Für die Aufführungen müssen Ressourcen geplant und disponiert werden: Bühnentechnik, Beleuchtung, Kasse, Garderobe, Security, Catering.

Daraus resultieren Einsatzpläne für die verschiedenen Teams im Theater. Aus den Aufführungen werden automatisch Einsatzpläne vorgelegt, denen nur noch die disponierten Mitarbeiter von den Teamleitern zugewiesen werden müssen.

Ohne Medienbruch immer aktuell auf Website und Mobile

Der Spielplan wird im Theatron aufgebaut und mit Text und Bild ergänzt. Ohne Medienbruch werden die im zentralen Mediencontainer freigeschalteten Dokumente über eine standardisierte Schnittstelle direkt auf die öffentliche Website des Theaters und im optimierten Mobil-Format auf mobile Geräte publiziert.

Dokumentenablage und Aufgabenverwaltung

Zu allen Produktionen, Aufführungen und Einsatzplänen können Dokumente abgelegt werden, wie zum Beispiel Verträge, Hotelreservationen, Checklisten, Notizen und Aufgaben. Die integrierte Aufgabenverwaltung bringt den Theatron-Benutzern eine effiziente Selbststeuerung und dem Theatron Manager einen raschen Überblick. Jeder Theatron-Benutzer sieht die Dokumente und Aufgaben seines Tätigkeitsbereiches.

Excel Export

Für externe Auswertungen können die Daten sehr einfach im Excel-Format exportiert werden. In den Theatron-Datenbereichen Produktionen, Aufführungen, Einsatzpläne, Dokumente, Aufgaben ist diese Exportfunktion sichtbar und online bedienbar.

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